Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

Es normal que en los equipos de trabajos haya distintas áreas que no tengan tanta interacción entre sí, sobre todo en las empresas en las que hay numerosos empleados. Es decir, a menudo pasa que un área de la empresa no tiene la menor idea de en qué está trabajando otra área, hasta que su trabajo está terminado.

Como Marketineros, desconocer qué pasa en las otras áreas, como ventas, es un inconveniente que, de ser resuelto puede tener grandes beneficios. Las reuniones de equipo son la solución ideal para mejorar la comunicación tanto en una misma área como entre ellas.

La comunicación interna es fundamental para que una empresa pueda funcionar como corresponde. Desafortunadamente esta es una de las actividades que están muy por debajo en la lista de prioridades del día a día. Aunque no debería ser así.

¿Por qué son necesarias las reuniones de equipo?

Muchas de las reuniones que se organizan en los equipos son para hablar de un tema en particular, lo cual no está mal. Pero el problema es que muchas veces reuniones como estas son imprevistas, y podrían haberse evitado y ahorrar tiempo.

En definitiva, las reuniones sirven para saber qué está pasando tanto en nuestra propia área como en las otras, qué dificultades hay y cómo pueden resolverse. Muchas veces, una reunión puede dar una nueva perspectiva a un problema. También son de gran ayuda para mantener la organización del trabajo.

La unión entre Marketing y Ventas garantiza el éxito. 

Las reuniones de ritmo son precisamente para que todos estén al tanto de lo que ocurre en las distintas áreas, o lo que hacen los demás empleados del mismo campo. Estas juntas generalmente están pautadas de antemano, por ejemplo: todos los viernes a las 8 am.

En estos casos, puede que no haya un tema en particular para hablar o debatir, pero sin embargo, este tipo de reuniones son muy útiles para saber qué es lo que está ocurriendo. Incluso se les puede sacar provecho para hacer un brainstorming de ideas para implementar en el trabajo.

Establece objetivos SMART para tus proyectos

¿Cada cuánto deberías hacer las reuniones?

Lo ideal sería tener mínimamente una reunión mensual, para poder hablar de los resultados de los KPI’s y hacer una evaluación de cómo fue el mes de trabajo en términos de productividad. Si se cumplieron los objetivos o no y cuáles fueron las dificultades. Sin embargo, con esto sólo nos quedaríamos cortos.

La frecuencia de las reuniones determinará de qué tipo son y qué temas debes abarcar en ellas. Si tienes reuniones semanales, entonces deberías aprovecharlas para hablar sobre las dificultades que tienen y delegar tareas para solucionarlas, en vez de perder tiempo hablando de resultados, que serían más apropiados para una reunión mensual.

En cuanto a la duración de las reuniones, si todavía no las haces con frecuencias, mi consejo es que empieces por dedicarles una hora u hora y media. A medida que vayas haciendo reuniones, sabrás cuánto es el tiempo real que tu equipo de trabajo necesita tomarse para hablar y debatir. Aunque esto varía de acuerdo a los temas que se tratan en la reunión.

¿De qué deberían hablar?

Más allá de las reuniones que se realizan para resolver un problema particular, los dos temas principales de las reuniones son, por un lado los resultados y por el otro los problemas o mantener al equipo al día en cuanto a cuáles son las tareas que se están realizando.

Aumenta la productividad laboral con estos 7 consejos

No todos los empleados de un área tienen acceso a los resultados, por lo tanto, mantenerlos al tanto de ellos, es bueno para que sepan cómo están trabajando. Es un feedback que les sirve para ver si sus esfuerzos están dando los frutos esperados o no.

Tips

Elegir un moderador. Que haya una persona designada que se asegure de que se cumplan los objetivos de la reunión, como por ejemplo, debatir los temas propuestos y no desviarse, o resolver determinados problemas.

Mantén los temas de la reunión simples. Busca la forma de que las charlas sean claras y precisas. Las vueltas y explicaciones excesivas o redundantes son una pérdida de tiempo.

Logra reuniones de trabajo más productivas

Convoca a los miembros que aporten valor. Las reuniones con muchas personas son ineficientes. Procura que todos las personas citadas sean personas que puedan contribuir con ideas o puntos de vistas útiles al propósito de la reunión.

Que todos los participantes hablen. Si cumpliste el punto anterior, entonces todos los miembros tendrán algo importante para decir, por lo que todos deberían participar activamente.

Asignar tareas a personas particulares. Cuando hablen de un problema que tienen que resolver, que no sea simplemente a exponerlo. Decidan quién o quiénes van a ser los encargados de resolverlo.

Para concluir...

Aunque pueda parecer que las reuniones son una pérdida de tiempo y que podrías estar realizando tareas más productivas, no las dejes a un lado. Muchas veces una reunión a tiempo puede salvarte de tener más reuniones en el futuro para solucionar cosas que se podrían haber previsto.

Ten reuniones con tu equipo con cierta frecuencia para saber qué es lo que pasa en la empresa, resolver dificultades a tiempo y mostrarle los resultados a los empleados.