Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

Una implementación detallada, incluyendo los Hubs de Ventas y Marketing

Acerca de Firma Virtual:

Firma Virtual es una notaría online basada en Chile. Su plataforma web ofrece a usuarios una manera confiable, segura y amigable de firmar contratos y documentos notariales desde la comodidad de su casa u oficina, con certificación/protocolización notarial.

Algunos de sus clientes son marcas líderes Latinoamericanas como Remax, Ripley, Mundang, Easy Prop, y Global Brokers entre otros. Además, ciudadanos chilenos pueden utilizar los servicios de Firma Virtual para realizar trámites y procedimientos cotidianos.

Estos son algunos de los certificados y documentos que pueden ser notariados a través de Firma Virtual:

• Certificado de estado civil
• Contrato de arrienda
• Certificación de domicilio
• Declaración jurada
• CTelegrama de renuncia
• Certificación de documentos
  
  

Proyecto y Objetivo:

El objetivo del proyecto fue implementar los Hubs de Ventas y Marketing de HubSpot, con el propósito de hacer más eficientes las tareas diarias de Firma Virtual, a través de la automatización de procesos que previamente se realizaban de forma manual. To do so, Para lograrlo, estuvimos en comunicación constante con los miembros del equipos relevantes para cada uno de estos Hubs: CEO, Manager de IT, COO, y representantes de ventas. 

Antes de iniciar este proyecto, Firma Virtual trabajaba día a día utilizando diferentes herramientas, plataformas, y procesos, sin tener una forma clara de recabar y utilizar infromación.

Considerando esto, trabajamos con ellos para unificar y centralizar los distintos procesos dentro de HubSpot y optimizar su proceso de ventas, para proveer un servicio superador a sus clientes.

Bootcamps y Entregables:

Organizamos el proyecto en una serie de bootcamps y entregables para que el equipo de Firma Virtual pudiera ser entrenado en el uso de HubSpot, y comprendiera cómo se llevan a cabo los procesos dentro de la herramienta, no solo desde una perspectiva teórica sino también práctica.

Los bootcamps que tuvimos cubrieron una amplia variedad de temas. En relación al Proceso de Ventas, llevamos a cabo una serie de encuentros en los que, primero, discutimos sus necesidades y estrategia actual, para luego presentar un cuadro delineando nuestro plan para ejecutar el Proceso de Ventas dentro de HubSpot. Por último, realizamos una evaluación final del proceso implementado dentro del CRM.

Además realizamos una serie de sesiones de entrenamiento para repasar los Hubs de Marketing y Ventas con los miembros del equipo correspondientes, asegurándonos que todos pudieran trabajar de forma eficiente dentro de HubSpot. Esto fue crucial para Firma Virtual, ya que cambiar de herramientas y modificar procesos organizacionales puede ser un verdadero desafío. 

Entrenar al equipo fue esencial no solo para prevenir errores, sino también para ayudar al equipo a identificar el verdadero valor y beneficios que esta implementación traería. Les permitió comenzar a usar la herramienta de forma rápida y correcta.

Por último, también guiamos a Firma Virtual en la migración de su base de contactos hacia HubSpot, para poder centralizar toda la información dentro de esta herramienta y evitar así errores que podrían surgir del uso diferentes plataformas en simultáneo.

Durante las reuniones semanales, colaboramos con los equipos relevantes para avanzar de forma segura en cada etapa del proceso.

A lo largo del proyecto implementamos 15 workflows y 1 Pipeline de Ventas. Estos ayudaron al equipo a aprovechar al máximo sus días de trabajo, brindando recordatorios automáticos y otras automatizaciones que disminuyeron la cantidad de tareas de cada miembro del equipo.

Implementación del Hub de Ventas:

El Pipeline de Ventas creado por Digifianz tenía un objetivo principal: optimizar las tareas diarias del equipo de ventas de Firma Virtual, aspirando a brindar una experiencia de ventas agradable a sus prospectos.

Para alcanzar este objetivo, era vital que el pipeline de ventas creado en HubSpot espejara a la perfección los diferentes pasos que los prospectos atravesaban en la plataforma web de Firma Virtual. Considerando esto, dedicamos varias horas a entender completamente el proceso de ventas de Firma Virtual, la forma en que los prospectos interactuaban con la plataforma, y la información solicitada en cada etapa. Utilizamos la herramienta "Whimsical" para representar el proceso de ventas y todos los detalles que deberían ser tenidos en cuenta. 

Una vez que habíamos comprendido completamente el proceso, avanzamos a la creación de las propiedades personalizadas necesarias en HubSpot, el Pipeline de Ventas en sí, y todas las automatizaciones necesarias. El Pipeline final incluyó un total de ocho etapas y quince automatizaciones.

La prueba final que nos permitiría entender si nuestra implementación había tenido éxito fue la integración con la plataforma online de Firma Virtual. Era esencial que todas las propiedades creadas coincidieran con la información traída a través de esta integración, para que los datos se reflejaran adecuadamente en el Pipeline.

Aunque esto requirió algunos ajustes y un poco de ida y vuelta, finalmente se completó la integración, ¡y el trabajo de Digifianz se consideró un éxito!

Implementación del Hub de Marketing:

El objetivo de implementar el Hub de Marketing para Firma Virtual fue crear herramientas de marketing multicanal que les permitieran generar, calificar y convertir leads, y a su vez, facilitar la alineación entre marketing y ventas.

Las Buyer Personas y el Buyer's Journey de Firma Virtual fueron las piezas centrales que guiaron nuestra implementación.

Dada su importancia, lo primero que hicimos al comenzar esta implementación fue realizar nuestro Bootcamp de Buyer Personas y Buyer's Journey. Esto nos permitió identificar las necesidades y puntos de dolor de los Buyer Personas clave de Firma Virtual a medida que avanzan por las diferentes etapas de su Buyer's Journey. Además, pudimos definir las etapas del ciclo de vida.

Luego implementamos el proceso de marketing de Firma Virtual. Algunos de los servicios que proporcionamos durante esta etapa fueron:

• Configuración del kit de marca en HubSpot.
• Carga de Buyer Personas.
• Integración de redes sociales.
• Configuración del panel de control de marketing.
• Configuración de formularios.
• Integración de anuncios pagos.
• Configuración de CTAs, blog y email marketing, ¡y mucho más!

A lo largo de todo el proyecto, mantuvimos una comunicación cercana con el equipo de Firma Virtual, compartiendo el progreso de cada tarea y escuchando su feedback.

¿Por qué fue HubSpot esencial en esta implementación?

Además de ser fácil de usar, HubSpot ofrece varias ventajas que fueron esenciales para el éxito del proyecto. En primer lugar, Firma Virtual pudo gestionar todas sus actividades de ventas y marketing en la plataforma consolidada de HubSpot. El equipo pudo optimizar su proceso de ventas, generar recursos de marketing dirigidos, centralizar sus comunicaciones telefónicas con los clientes y hacer un seguimiento de sus interacciones gracias a esto.

Además, HubSpot proporciona una serie soluciones analíticas robustas que permiten a las empresas obtener información significativa sobre sus clientes y la forma en que interactúan con su equipo. Esto incluye estadísticas detalladas sobre negocios, rendimiento del equipo, email marketing, y otras métricas que se pueden utilizar para orientar el crecimiento y ayudar en la toma de decisiones estratégicas.

Finalmente, Firma Virtual pudo conectar su plataforma web con facilidad gracias a la posibilidad que ofrece HubSpot de integrarse con otras herramientas empresariales importantes. Esto permitirá a Firma Virtual continuar optimizando sus operaciones en el futuro. La empresa eligió HubSpot debido a todas estas ventajas, y a su facilidad de uso.

Principales desafíos:

Durante este proyecto, enfrentamos un desafío principal. Firma Virtual necesitaba firmemente poder realizar y recibir llamadas a través de su cuenta de HubSpot. Sin esta funcionalidad, toda nuestra implementación no les sería útil.

Desafortunadamente, HubSpot solo permitía a números en América Latina realizar llamadas salientes. Esto nos obligó a realizar una profunda investigación y encontrar una solución creativa para que Firma Virtual pudiera recibir llamadas entrantes a través de su cuenta de HubSpot.

Después de evaluar y probar diferentes alternativas, llegamos a la conclusión de que la integración con AirCall sería la mejor opción.

Presentamos esta solución a Firma Virtual, y estuvieron de acuerdo en proceder con ella. Adquirieron la licencia de AirCall y realizamos la integración con HubSpot.
 
Aunque esto representó un pequeño obstáculo en el camino, logramos superarlo con  comunicación efectiva, investigación dedicada y colaboración. El resultado final fue una exitosa integración con HubSpot que Firma Virtual ahora utiliza plácidamente en sus actividades diarias.

Resultados: 

Uno de los principales resultados que merece ser destacado es la transformación de un proceso de contacto de correo electrónico predominantemente manual 1 a 1, carente de seguimiento de clientes, a un sistema completamente automatizado. Esta transformación ha permitido a Firma Virtual mantener registros completos de sus clientes y los ingresos que generan.

Este logro ha sido posible gracias a la implementación de tres elementos cruciales:

• La automatización con AirCall: Esta función permite que sus ejecutivos de ventas manejen llamadas sincronizadas de manera fluida utilizando un solo número de teléfono.
  
  
• La integración del Pipeline de Ventas: Firma Virtual ha incorporado un pipeline de ventas en sus procesos, automatizando el journey del cliente desde el inicio de una transacción.
  
  
• Reportes en profundidad: El sistema de informes de HubSpot proporciona información valiosa sobre el progreso del cliente y el rendimiento de las ventas, lo que permite a Firma Virtual supervisar de cerca a sus clientes y los niveles de ingresos.

Esta revisión integral ha mejorado significativamente su eficiencia y productividad, garantizando un enfoque más fluido y basado en datos para la gestión de clientes y la generación de ingresos.

Conclusión

La implementación de los Hubs de Ventas y Marketing para Firma Virtual fue un proyecto exitoso y gratificante.

Disfrutamos mucho colaborar con el cálido equipo de Firma Virtual y trabajar juntos para encontrar la mejor manera de alinear los recursos de HubSpot con los procesos de la empresa.

Esperamos mantenernos en contacto con Christian, José y todo su equipo para ver cómo podemos seguir optimizando los procesos, comunicaciones y servicio al cliente de Firma Virtual.

Si estás buscando un socio calificado para tu implementación de HubSpot, ¡nos encantaría hablar contigo!